“领导让我统计报表里‘紧急’俩字出现了多少次，我对着Excel按了半天Ctrl+F，结果手都酸了...”上周粉丝小陈的吐槽，让我瞬间想起自己刚入职时的狼狈。说真的，统计关键词次数这种需求太常见了，但很多人卡在第一步——今天我就用两分钟，把最实用的方法掰开揉碎讲给你！
一、基础操作：用COUNTIF搞定90%需求
别被函数吓到！COUNTIF简直是Excel里的“计数神器”。公式长这样：
复制=COUNTIF(搜索范围,"关键词")
举个真实例子：行政小妹要统计员工考核表里“优秀”出现的次数。
- 范围选评语列（比如D2:D50）
- 公式写成：
=COUNTIF(D2:D50,"优秀")
敲回车直接出结果，全程5秒搞定。
但注意坑点：
- 关键词带通配符？比如统计“高*”（高级/高效/高水平），公式得改成：
=COUNTIF(D2:D50,"高*") - 区分大小写？COUNTIF默认不区分。要精准匹配“Excel”而不是“excel”，得用
=SUMPRODUCT(--(EXACT(D2:D50,"Excel")))稍微复杂点。
二、进阶场景：一个单元格里反复出现的关键词
这才是痛点！比如客户反馈表里，某个单元格写着：“服务差！效率差！态度差！”——怎么统计“差”字出现3次？
用这个组合拳公式：
复制=LEN(单元格)-LEN(SUBSTITUTE(单元格,"关键词",""))
拆解步骤（以A1单元格内容为例）：
SUBSTITUTE(A1,"差","")→ 删掉所有“差”字，变成“服务！效率！态度！”- 原文本长度减去新长度：
LEN(A1) - LEN(新文本) - 结果除以关键词长度（单字除1，两字除2）
实际应用：统计A列所有单元格的“差”字总次数，公式升级为：
复制=SUMPRODUCT(LEN(A1:A100)-LEN(SUBSTITUTE(A1:A100,"差","")))
亲测处理500行数据不到3秒，比手动快100倍！
三、偷懒技巧：数据透视表秒出结果
如果你对公式过敏（或者老板催命），数据透视表能救命：
- 全选数据区域 → 【插入】→ 【数据透视表】
- 把“评语”字段拖到【行】和【值】区域（值默认计数）
- 右键【值字段设置】→ 选“计数项”
- 点【行标签】筛选框 → 输入“优秀” → 结果自动筛出含“优秀”的行并计数
适用场景：快速统计多列关键词（比如同时看“优秀/合格/差评”分布），还能生成图表直接贴进PPT！
避坑指南：三大翻车现场
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统计结果总为0？
- 检查单元格格式：文本型数字要【数据】→【分列】转常规
- 含隐藏空格？用
=TRIM()清理后再统计
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通配符失效怎么办？
统计“2025_项目”这类带下划线的词，在~前加波浪号："2025~_项目" -
合并单元格灾难
合并单元格内关键词会被漏计！先【取消合并】→【Ctrl+G定位空值】→输入=↑补全内容
最后说点真心话
统计关键词这事，核心不是技术而是理解业务逻辑。以前我帮财务统计“逾期”次数，结果发现她们实际需要区分“客户逾期”和“供应商逾期”——这时候COUNTIFS多条件统计才是正解（公式：=COUNTIFS(类型列,"客户",状态列,"逾期")）。
所以下次接需求时，先问清楚：“您要统计关键词是为了分析什么？” 搞清目标再动手，效率翻倍不返工。
需要文中案例文件的，私信发你（记得备注“关键词统计”）~ 遇到具体问题也欢迎来聊聊，看到必回！